Gagner en efficacité : définir la première action
Article d’archive : ce texte date de la première vie du blog, sous le pseudonyme « Don Fenice » (2007-2009). On l’a repris et remis en forme sans en changer le fond, parce que la méthode qu’il décrit reste utilisée aujourd’hui. Le reste de la rubrique Efficacité continue dans le même esprit.
Un projet qui traîne n’est presque jamais bloqué par manque de temps. Il est bloqué parce que personne n’a défini la toute première action concrète à réaliser pour le faire avancer. « Organiser le déménagement du bureau » n’est pas une action, c’est un projet entier déguisé en tâche. Tant qu’elle reste formulée ainsi, elle continuera de faire peur et de rester en bas de la liste.
Article rédigé par Maxime Aubert, qui reprend et remet en forme les archives de ce blog au fil des semaines. Le fond ne change pas, la forme est actualisée.
La différence entre un projet et une action
Une action, au sens de la méthode GTD, est un geste physique unique et immédiatement réalisable : envoyer un e-mail précis, passer un appel, ouvrir un document. Un projet regroupe plusieurs actions successives vers un résultat. Le problème vient de ce qu’on note très souvent des projets dans nos listes de tâches en les faisant passer pour des actions, ce qui les rend impossibles à démarrer sans réflexion préalable.
La question qui débloque tout
Face à une tâche qui stagne depuis plusieurs jours, la question à se poser est toujours la même : « quelle est la toute prochaine action physique, concrète, que je dois faire pour que ça avance, même d’un millimètre ? » Souvent, la réponse tient en une ligne : « appeler le loueur de camion », pas « organiser le déménagement ». Une fois cette action isolée et écrite noir sur blanc, le blocage disparaît presque toujours, parce que le cerveau sait enfin par où commencer.
Cette clarification vaut aussi pour les tâches personnelles qui traînent depuis des mois : la plupart du temps, ce n’est pas la charge de travail qui bloque, c’est le flou sur le premier geste à poser. Un lien direct existe avec la matrice d’Eisenhower : une fois qu’une tâche est classée importante, encore faut-il en extraire une première action exécutable.
Questions fréquentes
Comment savoir si une tâche est en fait un projet caché ?
Si vous ne pouvez pas dire en une phrase précise ce qu’il faut faire physiquement en premier, c’est un projet. Il faut d’abord identifier la prochaine action concrète.
Faut-il planifier tout le projet avant de commencer ?
Non. Il suffit de définir la première action, de l’exécuter, puis de redéfinir la suivante. Planifier l’intégralité d’un projet flou décourage souvent avant même de commencer.